Privacybeleid

1. Wie wij zijn en hoe u ons kunt bereiken

RRH Advisory Limited is een vennootschap ingeschreven in Engeland en Wales onder nummer 17283513, met statutaire zetel te 88 Miswell Lane, Tring, England, HP23 4EX. Op grond van de UK GDPR treedt RRH op als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt via deze website en in het kader van opdrachten, tenzij in een opdrachtbrief schriftelijk anders is overeengekomen.

2. Reikwijdte van dit beleid

Dit beleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot (a) bezoekers van de website van RRH; (b) personen die een aanvraag indienen, om een consult verzoeken of anderszins met ons corresponderen; (c) cliënten en potentiële cliënten van RRH en hun vertegenwoordigers; (d) tegenpartijen, getuigen, uiteindelijk begunstigden en andere personen wier gegevens wij in verband met een opdracht verwerken; (e) leveranciers, agenten en beroepsmatige partners; en (f) ontvangers van onze marketingcommunicatie, waaronder doelgroepen die worden bereikt via betaalde social-media-advertenties in de Noordse landen en elders.

Dit beleid is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derden naar wier diensten of websites wij verwijzen. Hun verwerking valt onder hun eigen privacybeleid, dat wij u aanraden te lezen.

3. Categorieën verwerkte persoonsgegevens

Afhankelijk van hoe u met ons in contact staat, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens — volledige naam, titel, geboortedatum (indien relevant voor een opdracht), nationaliteit en, indien wettelijk vereist, nummers van identiteitsdocumenten.
• Contactgegevens — postadres, e-mailadres, telefoonnummer en naam en adres van een gemachtigde vertegenwoordiger.
• Zakelijke gegevens — werkgever, functietitel, beroepskwalificaties en verantwoordelijkheden.
• Aanvraaggegevens — de inhoud van iedere aanvraag, consultformulier, e-mail of spraakbericht dat u ons stuurt, waaronder een vrije omschrijving van uw zaak en, indien u dat wenst mede te delen, een indicatief financieel bereik uitgedrukt in een range.
• Opdrachtgegevens — dossierreferentie, correspondentie, gespreksnotities, door u of derden verstrekte documenten, verslagen van gegeven advies, facturen en betalingsreferenties.
• Financiële gegevens — indien relevant voor een opdracht: transactieoverzichten, bankafschriften, overeenkomsten, correspondentie met financiële instellingen en andere bewijsstukken.
• Website- en technische gegevens — IP-adres, apparaat- en browsertype, besturingssysteem, taal, verwijzende URL, bekeken pagina's, tijdstempels en interacties met pagina-elementen, en diagnostische logs.
• Marketinggegevens — vastleggingen van gegeven of ingetrokken toestemmingen, abonnementsvoorkeuren en identifiers die worden gebruikt voor het meten van reclamecampagnes (zie secties 7 en 8).

Wij vragen u niet om via deze website bankrekeningnummers, kopieën van identiteitsdocumenten of gegevens van betaalkaarten te verstrekken. Als dergelijke informatie nodig is voor een opdracht, wordt deze verzameld via een veilig kanaal dat samen met uw adviseur wordt ingericht.

4. Bronnen van persoonsgegevens

Wij verzamelen persoonsgegevens uit de volgende bronnen:

• Rechtstreeks van u, wanneer u een consultformulier invult, per e-mail of telefoon met ons correspondeert, een adviseur ontmoet of documenten aanlevert in verband met een opdracht.
• Van uw vertegenwoordigers, wanneer u een advocaat, accountant, family office of andere tussenpersoon opdracht geeft namens u met ons te communiceren.
• Van tegenpartijen en derden, wanneer hun gedrag of documentatie relevant is voor een zaak waarover ons om advies is gevraagd, en voor zover wettelijk toegestaan.
• Uit openbare bronnen, waaronder openbare registers, rechterlijke uitspraken, publicaties van toezichthouders, nieuwsverslaggeving en databanken van sancties en politiek prominente personen.
• Van uw apparaat en browser, via cookies, vergelijkbare technologieën en serverlogs, wanneer u de website bezoekt.
• Van advertentieplatforms, wanneer een gebruiker interageert met een RRH-advertentie en het platform geaggregeerde gegevens of gebeurtenisgegevens aan ons terugkoppelt.

5. Doeleinden en rechtsgrondslagen voor verwerking

Wij baseren ons op de volgende rechtsgrondslagen uit artikel 6, lid 1, AVG:

6. Bijzondere categorieën en gevoelige gegevens

Wij verzoeken via deze website niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG — gegevens over gezondheid, religie, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, seksuele geaardheid of ras of etnische afkomst) of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen (artikel 10 AVG). Als u dergelijke gegevens vrijwillig verstrekt in het vrije-tekstveld van een consultformulier, of als dergelijke gegevens relevant en proportioneel zijn voor een opdracht, verwerken wij deze uitsluitend indien een specifieke voorwaarde uit artikel 9, lid 2, of artikel 10 AVG van toepassing is — doorgaans uw uitdrukkelijke toestemming of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. Verstuur ons via deze website geen gevoelige gegevens, tenzij dit noodzakelijk is.

7. Cookies, analyse en marketingpixels

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Een cookie is een klein tekstbestand dat uw browser op uw apparaat plaatst. Wij gebruiken de volgende categorieën:

• Strikt noodzakelijke cookies — vereist voor de werking van de website, zoals het handhaven van de sessiestatus en bescherming tegen cross-site request forgery. Deze vereisen geen toestemming op grond van artikel 5, lid 3, van de e-Privacyrichtlijn, zoals in het Britse recht omgezet door de Privacy and Electronic Communications (EC Directive) Regulations 2003.
• Analytische cookies — gebruikt om geaggregeerd bezoekersgedrag te begrijpen en de website te verbeteren. Indien niet noodzakelijk, worden deze uitsluitend geplaatst nadat u via onze cookiebanner toestemming heeft gegeven.
• Marketing- en meetcookies en -pixels — waaronder Meta Pixel en Meta Conversions API, gebruikt om de effectiviteit van onze reclamecampagnes te meten en doelgroepen op te bouwen. Deze worden uitsluitend met uw toestemming geplaatst.

U kunt uw toestemming voor niet-noodzakelijke cookies op elk moment intrekken door cookies in uw browser te verwijderen, uw browserinstellingen aan te passen of contact met ons op te nemen via privacy@rrh-advisory.com. Het blokkeren van strikt noodzakelijke cookies kan de functionaliteit van de website aantasten.

8. Facebook / Meta-advertenties en aangepaste doelgroepen

RRH promoot haar diensten via betaalde campagnes op Meta-platforms, waaronder Facebook en Instagram, primair gericht op professionele doelgroepen in de Noordse landen en andere Europese markten. Indien u toestemming heeft gegeven voor marketing- en meetcookies:

• Meta Pixel en de server-side Meta Conversions API kunnen gebeurtenisgegevens — zoals paginaweergaven, formulierinzendingen en knopinteracties — doorgeven aan Meta Platforms Ireland Limited, samen met gehashte identifiers zoals uw gehashte e-mailadres indien u deze heeft verstrekt.
• Wij en Meta treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de verzameling en doorgifte van dergelijke gebeurtenisgegevens, zoals beschreven in het Meta Controller Addendum. Meta treedt op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor het latere gebruik van de gegevens voor eigen doeleinden.
• Wij kunnen aangepaste doelgroepen (Custom Audiences) en vergelijkbare doelgroepen (Lookalike Audiences) aanmaken om personen met vergelijkbare interesses te bereiken. Wij uploaden geen gevoelige persoonsgegevens naar Meta en richten doelgroepen niet op basis van financiële kwetsbaarheid, vermeend slachtofferschap of andere beschermde kenmerken.

U kunt via de advertentie-instellingen in uw Facebook- en Instagram-account bepalen hoe Meta informatie over u gebruikt, en u kunt zich afmelden voor op interesse gebaseerde advertenties via de tools van de European Digital Advertising Alliance (youronlinechoices.eu).

9. Verstrekking aan derden en verwerkers

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is. Ontvangers kunnen zijn:

• Leden van het RRH-team, op need-to-know-basis en met inachtneming van de beroepsgeheimhouding.
• Specialisten en onderadviseurs die voor een specifieke opdracht worden ingeschakeld, waaronder advocaten, accountants, forensische deskundigen, vertalers en tussenpersonen.
• Dienstverleners die persoonsgegevens namens ons verwerken op basis van een schriftelijke verwerkersovereenkomst — waaronder aanbieders van hosting- en cloudinfrastructuur, e-mail- en productiviteitstools, veilige platforms voor documentuitwisseling, CRM-tools en analyse- en advertentieplatforms zoals beschreven in secties 7 en 8.
• Financiële instellingen, toezichthouders, ombudsdiensten, rechtbanken, tribunalen en rechtshandhavingsinstanties, waar dit wettelijk, bij rechterlijk bevel of uit hoofde van een toezichthoudende verplichting is vereist, of noodzakelijk is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.
• Professionele adviseurs van RRH, waaronder onze eigen juridisch adviseurs, accountants en verzekeraars.
• Verkrijgers of rechtsopvolgers, in verband met een reorganisatie, verkoop of overdracht van (een deel van) onze onderneming, onder voorbehoud van passende vertrouwelijkheid.

10. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden hoofdzakelijk binnen de EER verwerkt. Wanneer doorgifte naar een land buiten de EER noodzakelijk is — bijvoorbeeld naar een elders gevestigde onderadviseur of dienstverlener — zorgen wij dat er passende waarborgen zijn getroffen op grond van hoofdstuk V AVG. Deze omvatten doorgaans (a) een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of (b) de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie op 4 juni 2021 heeft vastgesteld, waar nodig aangevuld met aanvullende technische, contractuele en organisatorische maatregelen die zijn vastgesteld via een transfer impact assessment. U kunt een kopie opvragen van de waarborgen die voor een specifieke doorgifte worden gebruikt door contact op te nemen via privacy@rrh-advisory.com.

11. Bewaring van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens uitsluitend zo lang als noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en vervolgens zo lang als nodig is om te voldoen aan wettelijke, toezichthoudende, fiscale en beroepsverplichtingen, of om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Indicatieve bewaartermijnen zijn:

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens veilig verwijderd of onherroepelijk geanonimiseerd.

12. Informatiebeveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen accidentele of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang. De maatregelen omvatten toegangscontrole volgens het principe van minimale rechten, versleuteling van gegevens tijdens transport met industriestandaard TLS, versleuteling van gegevens in rust voor opdrachtdossiers, gescheiden omgevingen voor productie- en niet-productiesystemen, regelmatig patch- en kwetsbaarhedenbeheer, veilige ontwikkelpraktijken, business-continuity- en back-upvoorzieningen, geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers en periodieke beveiligingstraining. Wij evalueren deze maatregelen doorlopend en actualiseren ze in lijn met veranderende risico's en goede praktijken.

13. Uw rechten als betrokkene

Onder voorbehoud van de voorwaarden en beperkingen in de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage — bevestiging krijgen of wij persoonsgegevens over u verwerken en, zo ja, een kopie van die gegevens ontvangen.
• Recht op rectificatie — verzoeken dat onjuiste of onvolledige persoonsgegevens worden gecorrigeerd of aangevuld.
• Recht op wissing — verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens in de gevallen genoemd in artikel 17 AVG.
• Recht op beperking van de verwerking — van ons verlangen dat wij de verwerking beperken in de gevallen genoemd in artikel 18 AVG.
• Recht op overdraagbaarheid — de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of overeenkomst en geautomatiseerd wordt verricht.
• Recht van bezwaar — te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen, en te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking ten behoeve van direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken — een eerder gegeven toestemming intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
• Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit dat rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanzienlijke mate treft, zoals nader beschreven in sectie 14.

Om deze rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen via privacy@rrh-advisory.com. Wij kunnen om informatie vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij reageren, en wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek, onder voorbehoud van een verlenging die is toegestaan op grond van artikel 12, lid 3, AVG.

14. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

RRH neemt geen besluiten met rechtsgevolgen voor u of die u anderszins in aanzienlijke mate treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Adviesbeslissingen worden altijd genomen door of onder verantwoordelijkheid van een gekwalificeerde adviseur. Beperkte profilering kan plaatsvinden in het kader van website-analyse en advertenties, zoals beschreven in secties 7 en 8, maar dit beïnvloedt geen besluit dat RRH in het kader van een opdracht neemt.

15. Vertrouwelijkheid bij adviesopdrachten

Informatie die u met RRH deelt in verband met een feitelijke of potentiële opdracht wordt strikt vertrouwelijk behandeld, bovenop de bescherming die de gegevensbeschermingswetgeving biedt. Zonder schriftelijke toestemming van de cliënt bespreken of bevestigen wij concrete opdrachten niet buiten het RRH-team, tenzij openbaarmaking wettelijk, bij rechterlijk bevel, uit hoofde van een toezichthoudende verplichting of op grond van beroepsregels vereist is.

16. Persoonsgegevens van kinderen

Onze diensten zijn gericht op professionele en volwassen cliënten. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar. Als u meent dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via privacy@rrh-advisory.com, zodat wij passende maatregelen kunnen treffen.

17. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken om veranderingen in onze praktijken of in de toepasselijke regelgeving te weerspiegelen. Het versienummer en de ingangsdatum bovenaan het beleid geven de laatste versie aan. Substantiële wijzigingen worden meegedeeld via de website of, waar passend, via directe communicatie.

18. Klachten en toezichthoudende autoriteiten

Als u van mening bent dat onze verwerking van persoonsgegevens over u in strijd is met de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. De leidende toezichthoudende autoriteit voor RRH is:

U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar u woont, werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden — waaronder in de Noordse landen de Deense Datatilsyn, de Noorse Datatilsynet, de Zweedse Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) en de Finse Data Protection Ombudsman.