Personvernerklæring

1. Hvem vi er og hvordan du kontakter oss

RRH Advisory Limited er et selskap registrert i England og Wales med organisasjonsnummer 17283513, med forretningskontor på 88 Miswell Lane, Tring, England, HP23 4EX. I henhold til UK GDPR opptrer RRH som behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles gjennom dette nettstedet og i forbindelse med klientoppdrag, med mindre annet er skriftlig avtalt i et oppdragsbrev.

2. Erklæringens virkeområde

Denne erklæringen gjelder personopplysninger som behandles i forbindelse med (a) besøkende på RRHs nettsted; (b) enkeltpersoner som sender inn en henvendelse, ber om en konsultasjon eller på annen måte korresponderer med oss; (c) klienter og potensielle klienter av RRH, samt deres representanter; (d) motparter, vitner, reelle eiere og andre personer hvis opplysninger vi behandler i forbindelse med et oppdrag; (e) leverandører, agenter og faglige samarbeidspartnere; og (f) mottakere av vår markedsføringskommunikasjon, herunder målgrupper som nås gjennom betalt annonsering i sosiale medier i Norden og andre steder.

Denne erklæringen gjelder ikke for personopplysninger som behandles av tredjeparter hvis tjenester eller nettsteder vi lenker til. Deres behandling reguleres av deres egne personvernerklæringer, som vi oppfordrer deg til å lese.

3. Kategorier av personopplysninger vi behandler

Avhengig av hvordan du samhandler med oss, kan vi behandle følgende kategorier av personopplysninger:

• Identifikasjonsopplysninger — fullt navn, tittel, fødselsdato (der det er relevant for et oppdrag), nasjonalitet og, der loven krever det, identifikasjonsdokumentnumre.
• Kontaktopplysninger — postadresse, e-postadresse, telefonnummer, samt navn og adresse på eventuell autorisert representant.
• Yrkesopplysninger — arbeidsgiver, stillingstittel, faglige kvalifikasjoner og ansvarsområder.
• Henvendelsesopplysninger — innholdet i enhver henvendelse, konsultasjonsskjema, e-post eller telefonbeskjed du sender oss, herunder en fritekstbeskrivelse av saken din, og der du velger å oppgi det, et omtrentlig økonomisk omfang uttrykt som et intervall.
• Oppdragsopplysninger — saksreferanse, korrespondanse, møtenotater, dokumenter du eller tredjeparter gir oss, opptegnelser over gitte råd, fakturaer og betalingsreferanser.
• Finansielle opplysninger — der det er relevant for et oppdrag: transaksjonsregistre, kontoutskrifter, avtaler, korrespondanse med finansinstitusjoner og annet dokumentmateriale.
• Nettsted- og tekniske opplysninger — IP-adresse, enhets- og nettlesertype, operativsystem, språk, henvisende URL, viste sider, tidsstempler og interaksjoner med sideelementer, samt diagnostiske logger.
• Markedsføringsopplysninger — opptegnelser over samtykker som er gitt eller trukket tilbake, abonnementspreferanser og identifikatorer som brukes til måling av reklamekampanjer (se punkt 7 og 8).

Vi krever ikke at du oppgir kontonumre, kopier av identifikasjonsdokumenter eller betalingskortopplysninger via dette nettstedet. Dersom slik informasjon er nødvendig for et oppdrag, vil den bli innhentet gjennom en sikker kanal opprettet sammen med din rådgiver.

4. Kilder til personopplysninger

Vi samler inn personopplysninger fra følgende kilder:

• Direkte fra deg, når du fyller ut et konsultasjonsskjema, korresponderer med oss per e-post eller telefon, møter en rådgiver, eller leverer dokumenter i forbindelse med et oppdrag.
• Fra dine representanter, når du instruerer en advokat, revisor, familiekontor eller annen mellommann om å kommunisere med oss på dine vegne.
• Fra motparter og tredjeparter, når deres opptreden eller dokumentasjon er relevant for en sak vi er bedt om å gi råd i, og når det er lovlig.
• Fra offentlige kilder, herunder offentlige registre, rettsavgjørelser, tilsynsmeldinger, nyhetsomtale og databaser over sanksjoner og politisk eksponerte personer.
• Fra din enhet og nettleser, gjennom informasjonskapsler, tilsvarende teknologier og serverlogger, når du besøker nettstedet.
• Fra annonseringsplattformer, når en bruker samhandler med en RRH-annonse og plattformen rapporterer aggregerte data eller hendelsesdata tilbake til oss.

5. Formål og rettslige grunnlag for behandlingen

Vi baserer oss på følgende rettslige grunnlag etter artikkel 6 nr. 1 i GDPR:

6. Særlige kategorier og sensitive opplysninger

Vi ber ikke om særlige kategorier av personopplysninger (artikkel 9 GDPR — opplysninger om helse, religion, politisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap, seksuell orientering eller rasemessig eller etnisk opprinnelse) eller opplysninger om straffedommer (artikkel 10 GDPR) via dette nettstedet. Dersom du frivillig oppgir slik informasjon i fritekstfeltet i et konsultasjonsskjema, eller dersom slik informasjon er relevant og forholdsmessig for et oppdrag, vil vi kun behandle den der et særskilt vilkår i artikkel 9 nr. 2 eller artikkel 10 GDPR er oppfylt — typisk ditt uttrykkelige samtykke, eller fastsettelse, utøvelse eller forsvar av rettskrav. Du bør ikke sende oss sensitive opplysninger via dette nettstedet med mindre det er nødvendig.

7. Informasjonskapsler, analyse og markedsføringspiksler

Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler og tilsvarende teknologier. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som plasseres på enheten din av nettleseren. Vi bruker følgende kategorier:

• Strengt nødvendige informasjonskapsler — kreves for driften av nettstedet, som å opprettholde øktstatus og beskytte mot forfalskning på tvers av nettsteder. Disse krever ikke samtykke etter artikkel 5 nr. 3 i ePersonverndirektivet slik det er gjennomført i britisk rett gjennom Privacy and Electronic Communications (EC Directive) Regulations 2003.
• Analytiske informasjonskapsler — brukes til å forstå aggregert besøksatferd og forbedre nettstedet. Der disse ikke er nødvendige, plasseres de kun etter at du har gitt samtykke via samtykkebanneret vårt.
• Markedsførings- og målings-kapsler og -piksler — herunder Meta Pixel og Meta Conversions API, brukt til å måle effekten av våre reklamekampanjer og bygge målgrupper. Disse plasseres kun med ditt samtykke.

Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til ikke-nødvendige informasjonskapsler ved å slette informasjonskapsler i nettleseren, justere nettleserinnstillingene eller kontakte oss på privacy@rrh-advisory.com. Blokkering av strengt nødvendige informasjonskapsler kan svekke funksjonaliteten på nettstedet.

8. Facebook / Meta-annonsering og tilpassede målgrupper

RRH markedsfører sine tjenester gjennom betalte kampanjer på Meta-plattformer, herunder Facebook og Instagram, primært rettet mot profesjonelle målgrupper i Norden og andre europeiske markeder. Der du har samtykket til markedsførings- og målings-kapsler:

• Meta Pixel og den serverside Meta Conversions API kan overføre hendelsesdata — som sidevisninger, skjemainnsendinger og knappeinteraksjoner — til Meta Platforms Ireland Limited, sammen med hashede identifikatorer som din hashede e-postadresse dersom du har oppgitt en.
• Vi og Meta opptrer som felles behandlingsansvarlige for innsamlingen og overføringen av slike hendelsesdata, slik det er beskrevet i Metas Controller Addendum. Meta opptrer som selvstendig behandlingsansvarlig for etterfølgende bruk av opplysningene til egne formål.
• Vi kan opprette tilpassede målgrupper (Custom Audiences) og lignende målgrupper (Lookalike Audiences) for å nå personer med tilsvarende interesser. Vi laster ikke opp sensitive personopplysninger til Meta, og vi retter ikke målgrupper basert på økonomisk sårbarhet, påstått ofrerolle eller andre beskyttede egenskaper.

Du kan styre hvordan Meta bruker informasjon om deg via annonseinnstillingene i din Facebook- og Instagram-konto, og du kan velge bort interessebasert annonsering via verktøyene som drives av European Digital Advertising Alliance (youronlinechoices.eu).

9. Utlevering til tredjeparter og databehandlere

Vi utleverer personopplysninger kun der det er nødvendig og lovlig. Mottakere kan omfatte:

• Medlemmer av RRH-teamet, etter behov-å-vite-prinsippet og underlagt profesjonell taushetsplikt.
• Spesialister og under-rådgivere som engasjeres for et konkret oppdrag, herunder advokater, revisorer, forensiske eksperter, oversettere og meklere.
• Tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne under en skriftlig databehandleravtale — herunder tilbydere av hosting og skyinfrastruktur, e-post- og produktivitetsverktøy, sikre plattformer for dokumentutveksling, CRM-verktøy, samt analyse- og annonseringsplattformer som beskrevet i punkt 7 og 8.
• Finansinstitusjoner, tilsynsmyndigheter, ombudsordninger, domstoler, tribunaler og politimyndigheter, der loven, rettsavgjørelse eller tilsynsplikt krever det, eller der det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
• Profesjonelle rådgivere til RRH, herunder egne juridiske rådgivere, revisorer og forsikringsselskaper.
• Erververe eller etterfølgere, i forbindelse med reorganisering, salg eller overføring av hele eller deler av vår virksomhet, med forbehold om passende taushetsplikt.

10. Internasjonale overføringer av personopplysninger

Personopplysninger behandles hovedsakelig innenfor EØS. Der overføring til et land utenfor EØS er nødvendig — for eksempel til en under-rådgiver eller tjenesteleverandør etablert et annet sted — sikrer vi at det foreligger egnede garantier etter GDPR kapittel V. Disse omfatter typisk (a) en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå fra Europakommisjonen, eller (b) standardavtalevilkårene vedtatt av Europakommisjonen 4. juni 2021, supplert der det kreves av ytterligere tekniske, kontraktsmessige og organisatoriske tiltak identifisert gjennom en konsekvensvurdering for overføringer. Du kan be om en kopi av garantiene som brukes for en konkret overføring ved å kontakte privacy@rrh-advisory.com.

11. Oppbevaring av opplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for de formålene de ble samlet inn for, og deretter så lenge som kreves for å oppfylle rettslige, tilsynsmessige, skattemessige og profesjonelle forpliktelser, eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Veiledende lagringstider er:

Ved utløpet av gjeldende lagringstid slettes personopplysninger sikkert eller anonymiseres irreversibelt.

12. Informasjonssikkerhet

Vi gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, uautorisert utlevering eller tilgang. Tiltakene omfatter tilgangskontroll etter minsteprivilegie­prinsippet, kryptering av data under overføring med bransjestandard TLS, kryptering av data i ro for oppdragsfiler, atskilte miljøer for produksjons- og ikke-produksjonssystemer, regelmessig oppdatering og sårbarhetshåndtering, sikker utvikling, ordninger for kontinuitet og sikkerhetskopiering, taushetsplikt for ansatte samt jevnlig sikkerhetsopplæring. Vi vurderer tiltakene løpende og oppdaterer dem i tråd med utviklingen i risiko og god praksis.

13. Dine rettigheter som registrert

Med de forbehold og begrensninger som følger av GDPR, har du følgende rettigheter:

• Rett til innsyn — å få bekreftet om vi behandler personopplysninger om deg og, i så fall, få en kopi av opplysningene.
• Rett til retting — å be om at uriktige eller ufullstendige personopplysninger blir rettet eller utfylt.
• Rett til sletting — å be om sletting av personopplysningene dine i de tilfellene som er angitt i artikkel 17 GDPR.
• Rett til begrensning av behandlingen — å kreve at vi begrenser behandlingen i de tilfellene som er angitt i artikkel 18 GDPR.
• Rett til dataportabilitet — å motta personopplysninger du har gitt oss i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, og å overføre dem til en annen behandlingsansvarlig, der behandlingen er basert på samtykke eller avtale og utføres automatisk.
• Rett til å protestere — å når som helst protestere mot behandling basert på våre berettigede interesser, og å når som helst protestere mot behandling for direkte markedsføring.
• Rett til å trekke tilbake samtykke — å trekke tilbake et samtykke du tidligere har gitt, uten at det påvirker lovligheten av behandling utført før tilbaketrekkingen.
• Rett til ikke å være underlagt utelukkende automatiserte avgjørelser som har rettsvirkninger eller tilsvarende betydelige virkninger for deg, som ytterligere beskrevet i punkt 14.

For å utøve disse rettighetene, kontakt oss på privacy@rrh-advisory.com. Vi kan be om informasjon for å bekrefte identiteten din før vi svarer, og vi vil svare innen én måned etter mottak av forespørselen, med forbehold om enhver forlengelse tillatt etter artikkel 12 nr. 3 GDPR.

14. Automatiserte avgjørelser og profilering

RRH tar ikke avgjørelser med rettsvirkninger for deg, eller som tilsvarende påvirker deg vesentlig, utelukkende basert på automatisert behandling. Rådgivningsbeslutninger tas alltid av, eller under ansvar av, en kvalifisert rådgiver. Begrenset profilering kan forekomme i forbindelse med nettstedsanalyse og annonsering, som beskrevet i punkt 7 og 8, men dette påvirker ikke noen avgjørelse RRH treffer i løpet av et oppdrag.

15. Konfidensialitet i rådgivningsoppdrag

Informasjon du deler med RRH i forbindelse med et faktisk eller potensielt oppdrag behandles som strengt konfidensiell, i tillegg til den beskyttelsen personvernlovgivningen gir. Vi diskuterer eller bekrefter ikke konkrete oppdrag utenfor RRH-teamet uten klientens skriftlige samtykke, unntatt der utlevering kreves ved lov, rettsavgjørelse, tilsynsplikt eller regler fra et profesjonsorgan.

16. Barns personopplysninger

Våre tjenester er rettet mot profesjonelle og voksne klienter. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn under 16 år. Dersom du mener at et barn har gitt oss personopplysninger, ta kontakt på privacy@rrh-advisory.com slik at vi kan iverksette passende tiltak.

17. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen fra tid til annen for å gjenspeile endringer i vår praksis eller gjeldende regelverk. Versjonsnummer og ikrafttredelsesdato øverst i erklæringen angir siste revisjon. Vesentlige endringer vil bli varslet via nettstedet eller, der det er hensiktsmessig, ved direkte kommunikasjon.

18. Klager og tilsynsmyndigheter

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger om deg krenker GDPR, har du rett til å klage til en tilsynsmyndighet. Ledende tilsynsmyndighet for RRH er:

Du kan også klage til tilsynsmyndigheten i landet der du bor, arbeider, eller der den påståtte overtredelsen fant sted — herunder, i Norden, Datatilsynet i Norge, den svenske Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), det danske Datatilsynet, og Datatilsynsombudsmannen i Finland.